Склад FRUIT TIME: що відбувається із замовленням до того, як воно потрапить до клієнта

Склад FRUIT TIME — один із ключових елементів роботи усієї компанії. Саме тут зберігається продукція, контролюється її якість і формуються замовлення відповідно до потреб кожного клієнта. Розповідаємо, як організована робота нашого складу та який шлях проходить замовлення, перш ніж потрапити до вас.

Приймання товару: як продукція потрапляє на склад?

Постачання продукції до FRUIT TIME відбувається з різних джерел. Це можуть бути товари з фермерських українських господарств або імпорт. Кожна партія, незалежно від походження, обов’язково проходить процедуру приймання. Під час приймання працівники складу зважують продукцію, перевіряють кількість, оцінюють зовнішній вигляд, свіжість і якість.

Особлива увага приділяється стану товару. Якщо в партії виявляють пошкоджені, зіпсовані або такі, що не відповідають вимогам якості, овочі чи фрукти, їх можуть повернути постачальнику. Лише після перевірки продукція потрапляє на визначені складські місця. Це важливий момент: комплектувальники можуть брати товар для замовлень тільки після його приймання та оприбуткування.

Водночас контроль якості не закінчується на цьому етапі. Працівники складу перевіряють продукцію і надалі — під час зберігання, перебірки та безпосередньої комплектації замовлень.

Зберігання: як на складі підтримують свіжість товарів?

Один із головних чинників збереження якості фруктів, овочів та зелені — правильна температура. На складі FRUIT TIME температурний режим підтримується в межах від +3 до +7 °C. Це дозволяє створити відповідні умови для зберігання більшості категорій продукції та максимально продовжити її свіжість. Навіть під час відключень електроенергії робота складу не зупиняється: потужні генератори допомагають підтримувати необхідний температурний режим. 

Простір складу поділений на функціональні зони. Зокрема, для різних категорій товарів: екзотичних фруктів, цитрусових, важких товарів — картоплі, моркви, цибулі та інших овочів. Окремо виділені місця для бакалії, сухофруктів і горіхів. Є також зони комплектування замовлень, зберігання товару та зона готових замовлень, які очікують на відвантаження. Таке зонування допомагає працівникам швидко знаходити потрібні позиції та ефективно організовувати робочий процес.

Важливе значення має і товарне сусідство. Продукцію розміщують з урахуванням її особливостей, умов зберігання та температурних вимог.  Особливу увагу потрібно приділяти зелені, ягодам та іншим делікатним продуктам. Вони чутливі до перепадів температури, тому потребують додаткового контролю. Взимку зелень може обмерзати під час транспортування, а влітку швидше втрачати свіжість. Саме тому робота зі свіжою продукцією потребує постійної уваги — навіть за налагоджених умов зберігання.

Комплектація: як збирають замовлення клієнтів?

Коли клієнт оформлює замовлення на сайті FRUIT TIME, воно надходить до відповідальної команди менеджерів, а після опрацювання передається на склад через складську програму.

Менеджер перевіряє замовлення та передає працівникам складу коментар з усіма важливими побажаннями клієнта. І тут є своя особливість. Якщо йдеться про ресторан, замовлення можуть формувати одразу кілька людей: шеф-кухар, су-шеф, представник бару чи інші відповідальні працівники. У кожного можуть бути власні вимоги до продукції. Завдання менеджера — зібрати всі ці побажання в єдине замовлення та правильно передати їх на склад.

Окрім загального коментаря, можуть бути окремі побажання до конкретних позицій. Наприклад, необхідний інший калібр або розмір фруктів, важливо отримати певну кількість штук, або потрібен певний ступінь стиглості. 

Комплектувальник бачить на екрані замовлення, інформацію про отримувача, перелік товарів та всі коментарі. Його завдання — зібрати продукцію відповідно до заявки.

• Чому замовлення збирають переважно напередодні доставки?

FRUIT TIME працює зі швидкопсувною продукцією, тому зібрати замовлення за кілька днів до доставки неможливо. Склад працює цілодобово, а комплектування замовлень на наступний день починається ще з вечора і триває протягом ночі — аж до відправлення автомобілів.

Буває, що певна продукція надходить уночі перед доставкою. Іноді імпортна поставка приїжджає навіть у день відправлення автомобіля. Тому частину замовлень комплектують безпосередньо перед завантаженням.

• Як відбувається зважування? Чому неможливо точно передбачити вагу?

Комплектувальник відбирає потрібний товар і зважує його відповідно до замовлення. Однак варто пам’ятати, що фрукти та овочі — натуральні продукти, тому їхня вага може відрізнятися навіть у межах однієї партії. Наприклад, дві головки капусти одного сорту можуть мати різну вагу. Ми намагаємося максимально дотримуватися побажань клієнта, але певні природні відмінності неминучі.

Як великий постачальник, FRUIT TIME також працює за встановленими нормативами мінімальної ваги та кількості продукції. Водночас ми розуміємо потреби невеликих закладів, тому залежно від позиції продукцію можна придбати як ящиками, так і на вагу.

Контроль якості: хто відповідає за свіжість продукції?

Приймання товару — лише перший етап контролю. Під час комплектації кожен працівник додатково оглядає продукцію перед тим, як покласти її до замовлення. Комплектувальник перевіряє зовнішній вигляд товару, наявність пошкоджень, ознак псування та відповідність побажанням клієнта. Для цього на складі облаштоване якісне освітлення. Навіть у нічний час працівники можуть добре бачити стан продукції.

Водночас контроль якості — це спільна відповідальність усієї складської команди. Комплектувальники та інші працівники постійно слідкують за станом товару й відкладають продукцію, яка не відповідає стандартам. Пошкоджений або зіпсований товар переміщують в окреме місце для подальшої перевірки та списання.

• Чи можливо перевірити стан товару всередині?

Це одна з найбільших складностей у роботі зі свіжими продуктами. Комплектувальник може оцінити зовнішній вигляд авокадо, яблука, дині чи груші, але не завжди може визначити стан м'якоті всередині. Саме тому під час перевірки партій працівники вибірково відбирають декілька одиниць продукції з ящиків і розрізають їх. Так перевіряють, зокрема, гранати, авокадо та інші фрукти, внутрішній стан яких неможливо повністю оцінити зовні. Це особливо актуально під час зміни сезонів, коли змінюються характеристики врожаю та якість окремих партій.

• Чи повинен якісний товар виглядати ідеально, ніби “пластиковий”?

Важливо розуміти, що сучасні вимоги до вирощування продукції змінюються. Європейські виробники дедалі більше уваги приділяють зменшенню використання нітратів та переходу до природніших методів вирощування, зокрема органічних добрив. Через це зовнішній вигляд деяких овочів і фруктів може бути менш ідеальним. Невеликі природні дефекти не обов'язково свідчать про погану якість продукту. Овочі та фрукти не повинні виглядати як пластикові — набагато важливіше оцінювати їхню свіжість і якість.

Пакування: як захищають овочі і фрукти під час транспортування?

Правильно зібрати замовлення — це не лише покласти потрібну кількість товару в ящик. Важливо зробити так, щоб продукція доїхала до клієнта без пошкоджень і втрати товарного вигляду. Під час пакування комплектувальник враховує особливості кожної позиції. 

Важкі товари розміщують знизу, а легку та делікатну продукцію кладуть зверху. Особливо ніжні позиції захищають додатковим пакуванням. Ягоди та дорогу екзотику можуть пакувати у спеціальні харчові судки, щоб зберегти їхній зовнішній вигляд і цілісність. Невеликі замовлення зазвичай кладуть у брендовані пакети, а більші — у ящики.

Правильне пакування — це не просто естетика, а важлива частина збереження якості продукції. Адже після складу замовлення будуть завантажувати в автомобіль, перевозитимуть разом з іншими замовленнями, а під час доставки ящики можуть розміщуватися в декілька ярусів. 

Підготовка до відвантаження: як замовлення готують до передачі на доставку?

Коли всі позиції зібрані, комплектувальник ще раз звіряє фактичний склад замовлення з переліком у складській програмі. Якщо всі товари на місці, до замовлення прикріплюють інформаційну бирку або накладну з даними клієнта, щоб уникнути плутанини під час завантаження.

Але що відбувається, якщо частина товару ще не приїхала? Наприклад, із десяти позицій п'ять уже зібрані, а ще п'ять очікують нічної поставки. У такому випадку замовлення залишається частково укомплектованим. Відсутні позиції комплектувальник додає після надходження продукції. Зібрані товари розміщують в окремій зоні очікування, де вони зберігаються до завершення комплектації.

Поки склад завершує комплектацію, команда логістики формує маршрути доставки відповідно до списку торгових точок на конкретний день. Для водіїв готують маршрутні листи, у яких визначено послідовність адрес та замовлень. Це дає змогу організувати завантаження автомобілів з урахуванням майбутнього маршруту.

Готові замовлення передаються водіям для завантаження в спеціальні автомобілі-холодильники. Такий транспорт допомагає підтримувати необхідні умови під час перевезення та захищати продукцію від різких температурних перепадів.

Працівники складу: хто стоїть за кожним замовленням?

Злагоджена робота складу неможлива без чіткого розподілу обов'язків. Кожен працівник відповідає за свою частину процесу, але всі етапи взаємопов'язані. Основні ролі складської команди:

• Керівник складу — відповідає за загальну організацію роботи, контроль процесів, залишків товару, дисципліну та ефективність команди.
• Керівники змін — координують роботу співробітників у денну, вечірню та нічну зміни, контролюють виконання завдань і дотримання робочих стандартів.
• Комплектувальники — збирають замовлення відповідно до заявок, перевіряють кількість, вагу та якість продукції, враховують побажання клієнтів.
• Вантажники — відповідають за розвантаження поставок, завантаження автомобілів і переміщення товару між складськими зонами.
• Перебірники — перевіряють продукцію, стежать за її станом, відбирають пошкоджені або зіпсовані товари та контролюють якість асортименту.

Окрім складської команди, важливу роль відіграють менеджери, які правильно опрацьовують замовлення та передають побажання клієнтів, а також логісти, які організовують подальше відвантаження. Саме взаємодія всіх цих людей дозволяє підтримувати безперервну роботу складу, оперативно реагувати на зміни поставок і виконувати замовлення вчасно.

Отож, шлях замовлення починається задовго до того, як водій  FRUIT TIME завантажить ящик в автомобіль. За кожним готовим замовленням стоїть робота десятків працівників, які щодня дбають про те, щоб клієнт отримав якісну продукцію і був задоволений!